Perhitungan Bobot Servis Berdasarkan Sparepart / Produk

Bobot servis (service weighting) adalah konsep yang digunakan dalam bisnis servis untuk memberikan nilai atau prioritas yang berbeda pada layanan atau tugas yang ditangani oleh perusahaan. Bobot servis dapat diterapkan dengan memberikan nilai numerik atau skala prioritas pada setiap jenis layanan berdasarkan faktor-faktor tertentu seperti kompleksitas, urgensi, dampak pada pelanggan, atau kebutuhan sumber daya yang diperlukan.

Dengan menggunakan bobot servis, perusahaan dapat membedakan dan mengelompokkan jenis layanan yang berbeda berdasarkan tingkat kepentingan atau prioritas. Hal ini membantu dalam mengatur jadwal pelayanan, mengalokasikan sumber daya yang tepat, menentukan urutan penanganan layanan, dan mengukur kinerja teknisi atau tim servis. Contohnya, dalam bisnis servis elektronik, beberapa layanan mungkin memiliki bobot yang lebih tinggi karena kompleksitas perbaikan, tingkat kedaruratan, atau dampak pada pelanggan. Misalnya, perbaikan perangkat keras yang melibatkan komponen kritis atau perbaikan sistem yang menyebabkan pelanggan tidak dapat menggunakan perangkat mereka secara optimal dapat diberikan bobot yang tinggi.

Bobot servis dalam bisnis servis elektronik diperlukan untuk beberapa alasan berikut:

1. Penilaian Kinerja: Bobot servis membantu dalam menilai kinerja teknisi atau tim servis elektronik. Dengan memberikan bobot pada setiap layanan atau tugas yang diselesaikan, perusahaan dapat mengukur sejauh mana teknisi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan efisiensi dan kualitas yang tinggi. Bobot ini dapat digunakan sebagai alat evaluasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan serta memberikan umpan balik yang berguna.

2. Penentuan Prioritas: Dalam bisnis servis elektronik, ada banyak permintaan layanan yang masuk setiap hari. Bobot servis membantu dalam menentukan prioritas dalam menangani layanan yang ada. Dengan memberikan bobot yang lebih tinggi pada perbaikan yang kritis atau layanan yang memiliki dampak besar pada pelanggan, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya yang terbatas digunakan secara efektif dan masalah yang paling penting diselesaikan dengan cepat.

3. Penetapan Harga: Bobot servis juga dapat digunakan dalam penetapan harga. Layanan atau tugas yang memiliki bobot yang lebih tinggi mungkin membutuhkan lebih banyak waktu, sumber daya, atau keahlian yang khusus. Dengan memberikan bobot yang sesuai pada setiap jenis layanan, perusahaan dapat menghitung harga yang tepat untuk setiap layanan berdasarkan kompleksitas dan tingkat kesulitannya.

4. Pengukuran Kepuasan Pelanggan: Bobot servis juga dapat digunakan sebagai metrik untuk mengukur kepuasan pelanggan. Layanan atau tugas yang memiliki bobot yang tinggi mungkin lebih penting bagi pelanggan, dan dengan memantau penyelesaian tugas tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi apakah pelanggan puas dengan layanan yang diberikan.

Dengan menerapkan bobot servis, perusahaan dapat mengelola tugas dan layanan dengan lebih efisien, memprioritaskan pekerjaan dengan cara yang lebih terarah, dan memberikan penekanan yang tepat pada aspek-aspek yang paling penting bagi pelanggan dan operasional perusahaan.

Erzap dilengkapi dengan modul Servis Elektronik untuk menunjang kebutuhan dari jenis usaha retail elektronik yang menyediakan jasa servis elektronik. Secara default, perhitungan bobot servis pada modul servis elektronik Erzap adalah berdasarkan Unit. Namun setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan SOP yang berbeda-beda, guna untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut Erzap mengembangkan fitur baru pada modul servis elektronik yaitu Perhitungan Bobot Servis Berdasarkan Sparepart / Produk yang digunakan dalam proses servis.

1. Pengaturan Perhitungan Bobot Servis (General Setting)

Pengaturan perhitungan bobot servis dapat Anda lakukan melalui menu Administrator, lalu klik General Setting.

Anda akan masuk ke halaman General Setting seperti gambar berikut. Pilih tab Servis Elektronik untuk melakukan pengaturan perhitungan bobot.

Pilih pengaturan Dihitung Berdasarkan Sparepart/Produk pada menu Perhitungan Bobot Pekerjaan.

Anda juga dapat mengisi kolom keterangan pada kolom berikut:

• Keterangan nota Dot Matrix Servis, keterangan ini akan tampil pada nota servis.
• Keterangan Penawaran Servis, keterangan ini kan tampil pada penawaran servis.
• Syarat Ketentuan Servis, keterangan ini akan tampil pada nota penerimaan servis.

Tekan tombol Simpan untuk menerapkan Pengaturan Perhitungan Servis.

2. Membuat Bobot Pekerjaan Servis 

Membuat bobot pekerjaan servis dapat dilakukan melalui menu Servis, pilih Bobot Pekerjaan, lalu klik Buat Baru.

Lengkapi data yang diminta pada halaman Pembuatan Data Bobot Pekerjaan seperti contoh gambar berikut.

Berikut adalah keterangan dari halaman Pembuatan Data Bobot:

• Nama, adalah nama untuk mendeskripsikan data bobot.
• Nilai Bobot, adalah informasi tolak ukur kesulitan teknisi dalam melakukan tindakan servis. Nilai bobot dapat digunakan sebagai penilaian performa pekerjaan teknisi. Total bobot dapat dilihat pada rekap teknisi.
• Harga Servis, adalah nilai minimal jual servis yang akan dibayarkan oleh customer/pelanggan (Diluar sparepart). Nilai ini akan digunakan sebagai acuan minimal jual servis pada saat Kelola Servis.
• Nilai Komisi, adalah informasi nominal komisi yang didapatkan teknisi dalam melakukan tindakan servis. Nilai komisi bisa digunakan untuk memberikan komisi menurut kesulitan. Total komisi dapat dilihat pada rekap teknisi.
• Keterangan, digunakan untuk memberikan deskripsi data bobot servis.
• Status Data Bobot, digunakan untuk mengaktifkan dan menon-aktifkan data bobot tanpa perlu menghapus data tersebut.

Klik Simpan untuk menyimapn data bobot pekerjaan servis.

Anda dapat melihat seluruh data Bobot Pekerjaan yang sudah dibuat sebelumnya melalui menu Servis, lalu Bobot Pekerjaan, kemudian klik Manajemen Data.

Berikut adalah halaman Daftar Data Beban Pekerjaan, melalui halaman ini Anda dapat melakukan manajemen data beban. Dapat diperhatikan Data Beban yang dibuat pada contoh diatas sudah tersimpan.

Masih pada halaman Daftar Data Beban Pekerjaan, klik Edit untuk melakukan penyesuaian Data Beban.

Anda akan masuk ke halaman Perubahan Data Bobot Pekerjaan. Sebagai contoh data Nilai Bobot akan diubah seperti gambar berikut. Nilai Bobot diubah dari 25 menjadi 30. Kemudian klik Simpan untuk menyimpan perubahan data.

Anda akan mendapatkan notifikasi seperti berikut saat data berhasil disimpan.

Cek kembali ke Manajemen Data Bobot atau pada halaman Daftar Data Beban Pekerjaan. Seperti gambar berikut, nilai bobot sudah berubah menjadi 30.

Berikutnya adalah menghapus Data Bobot. Klik tombol hapus pada Perubahan Data Bobot Pekerjaan untuk menghapus data bobot pekerjaan.

Sistem akan memberikan konfirmasi seperti berikut, jika Anda sudah benar-benar yakin untuk menghapus data tersebut, klik Ok.

Setelah Anda klik Ok, sistem akan memberikan notifikasi seperti berikut yang menandakan data sudah berhasil dihapus.

3. Pengaturan Bobot Pekerjaan Pada Produk

Setelah melakukan penyesuaian pada Pengaturan Perhitungan Bobot Servis dan Membuat Data Bobot, tahap berikutnya adalah melakukan Pengaturan Bobot Pekerjaan Pada Produk yang akan digunakan untuk sparepart. Untuk melakukan pengaturan bobot pekerjaan pada produk klik menu Data Master, lalu pilih Produk, kemudian klik Manajemen Data.

Anda akan masuk pada halaman Daftar Data Produk, gunakan fitur Pencarian yang ada disebelah kanan untuk membantu dalam mencari data produk yang akan digunakan sebagai sparepart. Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan Barcode, Nama Produk, Kode Refrensi dan lain-lain.

Berikut adalah halaman Daftar Data Produk setelah produk yang dingin dicari sudah ditemukan. Klik tombol Edit untuk melakukan pengaturan pada produk tersebut.

Cari menu Settingan Bobot pada halaman Perubahan Data Produk seperti gambar berikut.

Pilih Bobot Pekerjaan yang akan digunakan pada produk tersebut, dengan demikian setiap proses servis yang menggunakan produk tersebut akan memiliki Nilai Bobot sesuai pengaturan yang dipilih.

Note.
Settingan Bobot pada produk seperti gambar di atas TIDAK akan muncul pada produk jika PENGATURAN SERVIS ELEKTRONIK di GENERAL SETTING yang dipilih adalah DIHITUNG BERDASARKAN UNIT. Seperti gambar berikut.

Setelah selesai melakukan pengaturan pada data produk, klik Simpan untuk menyimpan pengaturan.

Berikut adalah tampilan Perubahan Data Produk setelah pengaturan berhasil disimpan.

4. Penerapan Bobot Servis Erzap

Berikutnya adalah contoh penerapan Bobot Servis pada Servis Elektornik, sebagai contoh kita akan menggunakan data beban pekerjaan Servis Ringan, seperti gambar berikut, Servis Ringan memiliki Nilai Bobot 30, Nilai Komisi Rp.25.000, Harga Servis Rp.50.000.

Sedangkan untuk data produk yang akan digunakan sebagai sparepart dalam proses servis adalah sebagai berikut. Produk tersebut sudah diatur Settingan Bobotnya menjadi Servis Ringan.

Kemudian kita akan melakukan Penerimaan Servis terlebih dahulu. Anda dapat mengakses halaman penerimaan servis melalui menu Servis, lalu pilih Penerimaan Servis.

Berikutnya Anda akan masuk ke halaman Penerimaan Servis Elektronik. Terkait perhitungan bobot servis yang harus Anda perhatikan adalah kolom Teknisi, pada contoh berikut akan digunakan Bobot Pekerjaan Servis Ringan dengan Harga Jual Servis akan otomatis terisi nominalnya menurut pengaturan pada data bobot.

Kita akan gunakan data produk sparepart sebelumnya yang sudah diatur bobot servisnya.

Kemudian klik Simpan untuk melanjutkan proses Penerimaan Servis ke pembayaran.

Berikut adalah pop-op pembayaran dari penerimaan servis, sesuaikan Jenis Pembayaran dan Kas, masukkan nominal pembayaran kemudian klik Bayar.

Sistem akan secara otomatis memberikan nota / invoice serperti berikut. Sampai pada proses ini proses Penerimaan Servis telah selesai, baik data transaksi maupun data bobot teknisi akan tersimpan dalam sistem back office Erzap.

Berikutnya kita akan melihat Laporan Servis Teknisi. Anda dapat melihat laporan tersebut dari menu Servis, lalu Laporan, kemudian klik Laporan Servis Teknisi.

Berikut adalah Laporan Rekap Servis Elektronik Teknisi, Gunakan fitur Pencarian Servis Teknisi disebelah kanan untuk membantu Anda dalam mencari data laporan rekap servis.

Pada pencarian servis teknisi jenis rekap "Berdasarkan Aktifitas" akan menampilkan informasi Teknisi yang dipilih dan bobot pekerjaan yang teknisi tersebut lakukan lengkap dengan Total Bobot, Total Komisi, dan Total Servis.
Sedangkan pada pencarian servis teknisi jenis rekap "Berdasarkan Rincian Aktifitas" akan menampilkan informasi lebih detail per Teknisi yang dipilih, seperti Kode Servis, Jenis Servis, dan Penambahan serta Pengurangan bobot pekerjaan.

Demikian  Tutorial Perhitungan Bobot Servis Berdasarkan Sparepart / Produk, silahkan hubungi PIC Anda masing-masing untuk informasi lebih lanjut.

Belum dapat bantuan Sistem yang Cerdas? Klik tombol dibawah untuk Registrasi.
Free Trial 14 Hari tanpa Kartu Kredit