Tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang PO

30-01-2023 15:34:34, Dibaca: 1534

Tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang PO

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari supplier. PO mencakup informasi seperti jumlah, harga, dan tanggal pengiriman barang yang dipesan, serta informasi tentang pembayaran dan kondisi lain yang terkait dengan transaksi. PO bertindak sebagai kontrak antara perusahaan pemesan dan supplier, menjamin bahwa barang atau jasa yang dipesan akan diterima sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.

Purchase Order (PO) sangat penting dilakukan karena:

  1. Meningkatkan efisiensi proses pembelian.
  2. Menyediakan catatan resmi dan terpercaya dari transaksi pembelian.
  3. Memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
  4. Menjaga komunikasi yang jelas antara perusahaan pemesan dan supplier.
  5. Membantu mengendalikan biaya dengan memastikan bahwa harga yang ditetapkan sudah sesuai dengan kesepakatan.

Adapun divisi yang secara umum terlibat dalam proses PO adalah:

  1. Divisi Purchasing, Salah satu tugas dari divisi Purchasing adalah untuk membuat dan mengelola PO.
  2. Divisi Gudang, Bertugas untuk menerima barang/stok.
  3. Divisi Akunting, Bertugas untuk mencatat nota Pembelian.

Adapun efisiensi dari fitur ini adalah Satu PO dapat memiliki beberapa Penerimaan Barang, beberapa Penerimaan Barang dapat digabungkan menjadi Satu Faktur Pembelian. Dengan fitur baru ini, penerimaan PO akan menjadi lebih efisien dan fleksibel. Stok dapat diterima secara parsial ataupun utuh (sekaligus) sesuai PO walaupun Nota Pembelian belum diberikan oleh Supplier. Fitur ini dapat memberikan kemungkinan untuk memproses beberapa Penerimaan Barang yang sudah diterima menjadi sebuah Nota Pembelian.

Siapa sih yang butuh fitur ini?

  1. Cocok untuk kondisi Supplier yang selalu telat mengirimkan Invoice Pembelian ( barang diterima lebih dahulu ).
  2. Cocok untuk kondisi multi divisi, divisi PO membuat PO, divisi Gudang menerima barang, divisi Akunting mencatat Nota Pembelian.
  3. Cocok untuk kondisi Barang dikirim ke Gudang dan Nota dikirim ke Kantor oleh Supplier.
Tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang ini terdiri dari 4 bagian yaitu:
1. Membuat Purchasing Order (PO).
2. Menerima Purchasing Order (PO).
3. Melihat Kondisi Stok.
4. Memproses Nota Purchasing Order.

Berikut adalah tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang,

1. Membuat Purchasing Order (PO).

Fitur Penerimaan Barang PO dapat diaktifkan pada General Setting, dengan mengatur Alur Pembelian menjadi:
PO -> Penerimaan Barang -> Faktur Pembelian, seperti gambar berikut

Note.
Adapun ketentuan untuk mengaktifkan fitur ini adalah harus diperhatikan sudah tidak ada proses PO yang masih belum diproses/menggantung. Semua PO yang ada sudah harus diproses terlebih dahulu sebelum mengaktifkan fitur ini.

Membuat PO dapat dilakukan melalui menu Pembelian, Pemesanan Barang (PO), kemudian pilih Buat Baru.

Lengkapi formulir Pembuatan Pemesanan Barang seperti gambar berikut. Ketikkan Supplier, Outlet Pemesan, Untuk Gudang, Tanggal Pemesanan, Admin yang bertugas memesan, serta berikan keterangan jika diperlukan. Tambahkan Data Barang dibagian Tabel Daftar Barang dengan jumlah stok yang ingin dipesan serta harga beli dari produk tersebut.

Note.
Harga yang diberikan pada saat membuat Pemesanan Barang akan menjadi Harga Modal bagi produk tersebut.

Setelah formulir Pembuatan Pemesanan Barang selesai dibuat, klik tombol Simpan untuk menyimpan PO.

Berikut adalah tampilan dari Surat Pemesanan dari PO yang baru saja dibuat. Dapat diperhatikan bahwa produk dengan nama Kebaya Mawar Merah dipesan sebanyak 20 potong.

PO sudah berhasil dibuat, daftar PO yang sudah dibuat dapat dilihat kembali melalui menu Manajemen Data pada Pemesanan Barang PO.


2. Menerima Purchasing Order (PO).

Penerimaan PO dapat dilakukan melalui menu Inventori, kemudian Penerimaan Barang, lalu pilih Catat Penerimaan.

Kemudian pilih data PO yang akan dibuat penerimaannya, kemudian klik Proses untuk membuat penerimaan PO.

Note.
Penerimaan Barang PO dapat dilakukan lebih dari satu kali, menyesuaikan kondisi barang yang diterima.
Seperti contoh sebelumnya dilakukan PO kebaya sebanyak 20 potong, namun saat penerimaan stok yang datang hanya 10 potong, sehingga Penerimaan PO dicatat sebanyak 10 potong.

Lengkapi formulir Penerimaan Barang PO seperti gambar dibawah.

Setelah semua sesuai tekan tombol Simpan untuk melanjutkan proses Penerimaan PO

Berikut adalah Surat Penerimaan Barang yang diterbitkan oleh sistem. Dapat diperhatikan stok belum diterima seluruhnya.

Berikut adalah Penerimaan Barang yang kedua kalinya, dapat diperhatikan pada tabel barang yang telah diterima secara total adalah 20 potong dari pesanan sebanyak 20 potong.

Note.
Data Pemesanan dapat dipisahkan dengan berdasarkan statusnya. Pesanan yang baru dibuat akan masuk ke filter Pesanan Baru, pesanan yang sudah diproses namun belum seluruhnya akan masuk ke filter Diproses Sebagian, demikian seterusnya. 

3. Melihat Kondisi Stok.

Berikut adalah Data Produk yang digunakan sebagai contoh, dapat diperhatikan stok sebelum dibuat penerimaan produk tersebut masih kosong.

Berikut adalah kondisi stok disaat PO baru diterima sebagian (10 potong), dapat diperhatikan stok sudah bertambah 10 potong.

Aktifitas produk dapat dilihat dengan mengklik angka stok seperti gambar berikut.

Berikut adalah aktifitas stok dengan contoh penerimaan PO sebagian.Dapat diperhatikan terjadi penambahan stok sebesar 10 potong untuk produk Kebaya Mawar.

Sedangkan berikut adalah Aktifitas stok dengan produk yang sudah diterima seluruhnya. Terdapat dua kali penambahan stok yang berasal dari Penerimaan PO dengan total stok yang diterima 20 potong.


4. Memproses Nota Purchasing Order.

PO yang sudah diterima hanya akan menambah stok, namun nota dari PO tersebut belum diproses sehingga belum tercatat sebagai pembelian. Berikut adalah langkah-langkah untuk memproses nota PO berdasarkan contoh sebelumnya.

Untuk memproses faktur penerimaan PO silahkan pilih menu Pembelian, kemudian Faktur Pembelian, lalu pilih menu Proses Penerimaan.

Lalu cari data penerimaan barang pada tabel Daftar Data Penerimaan Barang seperti gambar berikut. Seperti penjelasan sebelumnya, PO dapat diterima beberapa kali sesuai dengan kondisi stok yang dikirim supplier, pada contoh PO diterima sebanyak dua kali.

Penerimaan PO dapat diproses satu persatu atau sekaligus dengan menandai check box ada kolom Daftar Pesanan. Berikut adalah contoh ketika hanya memilih satu Penerimaan Pesanan.

Sedangkan gambar berikut adalah contoh ketika ingin memproses beberapa Penerimaan Pesanan sekaligus.

Kemudian tekan menu Proses untuk mulai memproses Penerimaan Pesanan.

Berikut adalah halaman Pencatatan Transaksi Pembelian, lengkapi formulir berikut seperti Nomor Faktur, Tanggal Faktur, Supplier, Termin, dan form Pembayaran.

Tekan Simpan untuk menyimpan Transaksi Pembelian.

Berikut adalah Faktur Pembelian yand terbentuk secara otomatis oleh sistem Erzap.

Untuk melihat data Faktur Pembelian yang baru saja dibuat, dapat dilakukan melalui menu Pembelian, lalu Faktur Pembelian, lalu klik Manajemen Data.

Berikut adalah contoh tampilan Daftar Data Faktur Pembelian, pilih Faktur yang baru saja dibuat.

Berikut adalah Nota Pembelian untuk Bukti Penerimaan Barang.

Demikian Tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang, silahkan hubungi PIC Anda masing-masing untuk informasi lebih lanjut.


Belum dapat bantuan Sistem yang Cerdas? Klik tombol dibawah untuk Registrasi.
Free Trial 14 Hari tanpa Kartu Kredit

 

 

 

 

 

 

Tutorial Pengaturan Tanggal Kadaluwarsa Produk di Erzap ERP

13-12-2023 - Dibaca: 209 kali.
Secara keseluruhan, kurangnya pencatatan yang baik terkait tanggal kadaluwarsa dapat membawa dampak serius pada operasional, reputasi, dan keberlanjutan bisnis secara keseluruhan. Oleh karena itu, otomatisasi dan penggunaan sistem ERP terintegrasi dengan sistem manajemen stok yang canggih yang dilengkapi dengan fitur Pengaturan Tanggal Kadaluwarsa seperti Erzap ERP dapat menjadi solusi untuk mengatasi masalah ini dan memastikan kepatuhan terhadap standar keamanan dan kualitas produk.
Baca selengkapnya...

Kenali Apa Itu Fraud dan Dampaknya Bagi Perusahaan

25-06-2022 - Dibaca: 6744 kali.
Fraud dapat diartikan sebagai tindakan “kecurangan” biasanya terjadi pada suatu organisasi baik itu dari perusahaan maupun organisasi lainnya seperti koperasi, rumah sakit, dan lain sebagainya.
Baca selengkapnya...

Tutorial Share Nota ke WhatsApp Menggunakan Link pada Erzap POS

11-06-2023 - Dibaca: 713 kali.
Dengan fitur Share Nota ke WhatsApp Menggunakan Link ini, Anda tidak perlu lagi mencetak nota penjualan fisik setelah pelanggan selesai melakukan transaksi. Sebagai gantinya, Anda dapat dengan mudah membagikan link nota penjualan kepada pelanggan melalui pesan WhatsApp. Ini tidak hanya mengurangi penggunaan kertas dan menciptakan lingkungan yang lebih bersih, tetapi juga memberikan kenyamanan kepada pelanggan yang dapat dengan cepat mengakses dan menyimpan nota penjualan secara digital.
Baca selengkapnya...

Proses Gaji dengan Erzap

17-06-2020 - Dibaca: 6909 kali.
Gajian adalah momen yang paling ditunggu oleh pegawai pada perusahaan manapun. Momen yang umumnya terjadi sebulan sekali ini meliputi proses pembayaran upah atas pekerjaan yang telah dilaksanakan pegawai. Walaupun menyenangkan untuk para pegawai, kegiatan ini cukup rumit untuk bagian HRD/Personalia dan Akunting, terutama jika dilakukan secara manual tanpa bantuan Sistem. Sebab pada Perusahaan level menengah keatas, Gajian tidak hanya mencatat Gaji Pokok, namun juga Bonus, Uang Lembur, Tunjangan, Kasbon dan lain-lain. Untuk mempermudah proses penggajian pegawai, Erzap me-release fitur Penggajian Pegawai pada tahun 2018. Kini Erzap telah melakukan Update pada fitur Manajemen Data Pegawai dan juga fitur Penggajian untuk pencatatan pembukuan dan rekap yang lebih akurat dan lebih detail.
Baca selengkapnya...

KONVERSI PRODUK

25-01-2018 - Dibaca: 10985 kali.
Proses Konversi dilakukan untuk merubah satuan pembelian bahan menjadi satuan produksi, karena pada penerapan nyatanya seperti contoh membebeli bahan dengan satuan 'Botol' akan tetapi...
Baca selengkapnya...

Tutorial Proses PO dengan Fitur Penerimaan Barang PO - ERZAP - SISTEM ERP TERINTEGRASI

purchase order, proses penerimaan barang erzap, sistem erp, po, fitur baru erzap

proses PO dengan fitur baru Erzap yaitu Fitur Penerimaan Barang PO