Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP

19-11-2019 13:44:43, Dibaca: 5988

Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP


Purchase Order (PO)

Purchase order atau untuk selanjutnya disebut dengan PO, merupakan dokumen yang berisi permintaan kebutuhan stok barang dari pemasok atau supplier. Selain sebagai rangkuman kebutuhan barang, PO juga merupakan bentuk kesepakatan berupa kerjasama atau kontrak antara penjual atau pemasok dan pembeli mengenai barang atau jasa yang disediakannya.

Pentingnya Pengelolaan PO

Dalam Bisnis yang terbilang menengah keatas, pencatatan PO bisa menjadi kegiatan yag krusial. Karena pada pasalnya, pencatatan PO pada Bisnis anda akan menentukan persediaan penjualan untuk waktu mendatang. Ribuan jumlah barang dan ratusan jenis barang dapat menyita waktu bila dikerjakan secara manual tanpa bantuan Sistem, ditambah lagi dokumen fisik yang berisi informasi PO rentan tidak terarsip dengan baik.

Kelola PO Tanpa Ribet!

Untuk meningkatkan efisiensi kerja, ERZAP menyediakan fitur PO yang dapat membantu pencatatan pemesanan barang dari Supplier. Bagaimana cara kerja dan penggunaan fitur tersebut akan kami bahas pada Tutorial berikut. 

 

Mengelola PO pada ERZAP

Tutorial kami dibagi menjadi beberapa tahap, silahkan simak secara seksama.

A. Membuat Data Purchase Order

B. Melihat Data Purchase Order

C. Memproses Purchase Order

D. Menyelesaikan Purchase Order

E. Membatalkan Purchase Order

 


A. Membuat Data Purchase Order


Langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat Data PO. Data ini akan tercatat pada Sistem dan dapat diproses atau diedit kembali nantinya.

Misal sebagai contoh, kami akan membuat data PO dengan produk :

Samsung Galaxy Tab : 3 Unit

Lenovo Tab : 3 Unit

Kedua Produk ini menggunakan SN ( Toko HP dan Komputer )

 

Berikut langkah-langkahnya :

1. Akses Menu Pembelian > Pemesanan Barang > Buat Baru

2. Akan muncul laman penginputan informasi PO.

3. Inputkan Tanggal dan Supplier

4. Input Outlet & Gudang pemesan

5. Inputkan Perkiraan Tanggal Pengiriman & Ketengaran (Opsional)

6. Inputkan termin (Opsional) dan mata uang.

7. Inputkan barang yang akan dipesan pada Daftar Barang

 

8. Masukan Jumlah dan Harga Barang

Harga akan otomatis terisi dengan harga Modal yang terakhir digunakan.

Harga juga dapat diedit kembali pada Proses PO.

9. Pada panel dibagian bawah, anda dapat mengisi Ongkos Kirim, Potongan, dan Uang Muka, 

10. Klik ikon disket untuk menyimpan PO

11. Setelah penyimpanan data 

 

 


B. Melihat Data Purchase Order


Data PO yang sudah tersimpan dapat diakses kembali lewat Manajemen Data PO. Anda dapat melihat, mengedit, dan membatalkan data PO pada Manajemen Data PO.

Berikut langkah dan penjelasannya :

1, Akses Pembelian > Pemesanan Barang > Manajemen Data

2. Akan muncul laman Manajemen Data PO. Anda dapat menyortir Data dengan menggunakan filter yang tersedia, seperti :

Pesanan Baru : Hanya menampilkan data pesanan yang baru diinputkan dan belum diproses

Diproses Sebagian : Hanya menampilkan data pesanan yang sudah diproses sebagian

Diproses Seluruhnya : Hanya menampilkan data pesanan yang sudah diproses seluruhnya

Diselesaikan : Hanya menampilkan data pesanan yang diiselesaikan

Dibatalkan : Hanya menampilkan data pesanan yang dibatalkan 

Anda juga dapat memilah data lebih detail lewat Panel pencarian. 

3. Anda dapat melihat atau mengedit Data PO yang terdapat pada Daftar PO

 


C. Memproses Purchase Order


Setelah Data PO dinputkan dan Barang datang. Anda dapat memproses data PO tersebut menjadi data Pembelian.

NOTE : Perlu diketahui, satu data PO dapat menerbitkan beberapa Nota dengan Faktur yang berbeda-beda. Jadi, anda dapat memproses sebagian dari PO anda dan sisanya dapat diproses kembali di waktu yang berbeda.

Setelah diproses Kas akan berkurang (untuk Pembelian Tunai) atau menyebabkan Hutang (bila Pembelian Termin).

Berikut penjelasannya :

1. Akses Pembelian > Faktur Pembelian > Proses PO

2. Akan tampil data-data PO yang siap untuk diproses.

Klik Proses pada data PO yang akan hendak anda proses.

3. Akan muncul laman untuk memproses PO

Inputkan No Faktur, Tanggal, dan Termin. Untuk Asal Faktur tidak dapat diedit pada saat Proses PO

4. Barang yang diinputkan pada PO akan tampil pada Daftar Barang. Anda juga dapat menambahkan barang dengan mengklik Tambah Data

5. Inputkan Jumlah Barang sesuai dengan barang yang datang/dibeli

 

6. Khusus untuk Toko HP/ Komputer , inputkan Serial Number tiap-tiap barang

7.  Inputkan harga satuan barang.

8. Pada Panel dibagian bawah, anda dapat meginputkan Ongkir, Potongan, dan Uang Muka

 

9. Klik Ikon Disket untuk memproses PO

 

10. Bila berhasil terproses, Invoices Pembelian akan muncul.

11. Data PO yang sudah diproses akan menghasilkan Faktur Pembelian.

12. Jurnal akan otomatis tercatat pada Sistem. 

 


D. Menyelesaikan Purchase Order


Setelah diproses seluruhnya ataupun sebagian, PO dapat diselesaikan. Data PO yang sudah diselesaikan tidak akan muncul pada Menu Proses PO. 

NOTE : Perlu diketahui, satu data PO dapat menerbitkan beberapa Nota dengan Faktur yang berbeda-beda. Jadi, anda dapat memproses sebagian dari PO anda dan sisanya dapat diproses kembali di waktu yang berbeda.

Bila sisa barang akan datang menyusul, jangan selesaikan PO nya agar anda dapat tetap memproses sisa barang tersebut (Erzap akan otomatis membuat Nota Baru)

Kembali pada contoh yang kami berikan :

kami mengorder Tab Samsung dan Lenovo masing-masing 3 Unit. Total 6 Unit

tetapi Barang yang datang adalah Tab Samung 2 Unit dan Lenovo 3 Unit. Total final 5 Unit.

Data PO yang diproses tersebut akan masuk kedalam kategori " diproses sebagian "
Bila sisanya diproses kembali, maka Erzap akan menerbitkan Nota baru.

Berikut langkah-langkah menyelesaikan PO. 

1. Akses Manajemen Data PO, Lalu Klik Edit pada data PO yang hendak diselesaikan.

2. Pada diujung kanan laman, klik Selesaikan Pesanan

3. Masukan alasan PO diselesaikan. Lalu pilih Simpan

4. Setelah tesimpan, data PO akan masuk ke kategori diselesaikan. 

Data yang telah diselesaikan tidak dapat diedit lagi.

 


E. Membatalkan Purchase Order


Untuk Data PO yang belum diproses dapat dibatalkan via manajemen Data PO

Berikut langkah-langkahnya :

1. Akses Manajemen Data PO, Lalu Klik Edit pada data PO yang hendak dibatalkan.

2. Klik ikon Silang pada laman Edit PO.

3. Akan muncul Pop Up Pembatalan PO. Isikan informasi pada tiap-tiap kolom. Lalu tekan Simpan

Bila Uang muka tidak tercatat, anda dapat mengosongkan kolom tersebut

4. Data PO yang telah dibatalkan akan masuk ke kategori Dibatalkan pada Manajemen Data PO

 

Sekian tutorial "Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP" dan jika dirasa ada pertanyaan lebih lanjut anda bisa langsung menghubungi kami pada kontak yang telah disediakan pada halaman ERZAP, Terima Kasih.

Belum menggunakan Erzap? Coba Gratis sekarang!


 

 

 

 

Erzap Pawang Bisnis, Bantu Pebisnis Hadapi Bulan Ramadhan

27-03-2022 - Dibaca: 450 kali.
Bingung atur bisnis online di bulan puasa? Atur pesanan dengan Omnichannel ERZAP, satu untuk semua!
Baca selengkapnya...

Membuat Nota Penjualan pada Sistem Penjualan Toko HP

10-02-2018 - Dibaca: 25919 kali.
Nota adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual
Baca selengkapnya...

Relevansi Akuntansi Dengan Bisnis

03-09-2022 - Dibaca: 162 kali.
Akuntansi merupakan sebuah teknik untuk mengelola informasi keuangan. Informasi berupa transaksi-transaksi di sebuah perusahaan. Sehingga, diperlukan teknik khusus dalam mengelola transaksi-transaksi keuangan ini. Setiap perusahaan atau pebisnis menginginkan usaha atau bisnisnya mengalami perkembangan. Saat ini di Indonesia perkembangan dunia bisnis semakin pesat. Pesatnya perkembangan didunia bisnis membuat berbagai macam cabang ilmu memainkan peranannya.
Baca selengkapnya...

Baru! Promosi Bisnis dengan WhatsApp Community untuk Bisnis UMKM!

23-11-2022 - Dibaca: 91 kali.
Tahukah Anda WhatsApp meluncurkan fitur WhatsApp Community? Yuk, cari tahu manfaatnya bagi bisnis Anda!
Baca selengkapnya...

Benarkah Cloud ERP Lebih Baik Dibandingkan On Premise dan Hybrid ERP?

26-07-2022 - Dibaca: 397 kali.
Benarkah Cloud ERP lebih hemat biaya dan memiliki segudang kelebihan dibandingkan jenis ERP yang lain? Temukan jawabannya di artikel ini!
Baca selengkapnya...

Tutorial Purchase Order (PO) pada ERZAP - ERZAP - Inovasi Tanpa Henti

sistem kasir purchase order

Dalam Bisnis yang terbilang menengah keatas, pencatatan PO bisa menjadi kegiatan yag krusial. Karena pada pasalnya, pencatatan PO pada Bisnis anda akan menentukan persediaan penjualan untuk waktu mendatang. Ribuan jumlah barang dan ratusan jenis barang dapat menyita waktu bila dikerjakan secara manual tanpa bantuan Sistem, ditambah lagi dokumen fisik yang berisi informasi PO rentan tidak terarsip dengan baik. Untuk meningkatkan efisiensi kerja, ERZAP menyediakan fitur PO yang dapat membantu pencatatan pemesanan barang dari Supplier. Bagaimana cara kerja dan penggunaan fitur tersebut akan kami bahas pada Tutorial berikut.