Tutorial Approval Modul Hutang Pembelian & Servis ERZAP ERP
Berikut adalah tutorial lengkap permohonan dan proses approval modul Hutang Pembelian & Servis ERZAP ERP pada Fitur Approval.
1. Pengajuan Permohonan Approval dari Pemohon
Proses Hutang Pembelian dan Servis dapat melalui menu Akunting, lalu klik Hutang.
Berikut adalah halaman Transaksi Hutang. Untuk memproses Hutang Pembelian & Servis, klik tombol Proses.
Di halaman Daftar Hutang Usaha, gunakan fitur pencarian pada bagian kanan untuk memudahkan pencarian berdasarkan Outlet, No Faktur, dan kriteria lainnya. Klik Proses pada data Hutang yang akan diproses.
Di halaman Pembayaran Hutang Usaha, lakukan langkah-langkah berikut:
- Pilih Jenis Pembayaran
- Pilih Kas/Bank yang digunakan
- Masukkan nominal hutang yang dibayarkan pada kolom Dibayar
Klik Simpan untuk menyimpan Pembayaran Hutang.
Untuk mengajukan approval, klik tombol Ajukan Approval pada halaman Pembayaran Hutang Usaha.
Akan muncul pop-up halaman Approval: Pembayaran Hutang Pembelian yang menampilkan informasi pembayaran. Lakukan langkah berikut:
- Tentukan Prioritas pengajuan
- Tambahkan Catatan Pengajuan jika diperlukan
- Klik Kirim Pengajuan
2. Proses Approval Modul Hutang Pembelian & Servis
Setiap kali pemohon melakukan pengajuan Hutang Pembelian & Servis, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval Pembayaran Hutang.
Catatan: Jika Prioritas Pengajuan diatur "Tinggi", maka judul email akan ditampilkan sebagai URGENT.
Email tersebut berisikan informasi untuk meninjau Approval Pembayaran Hutang, termasuk rincian, No Faktur, Total Faktur, dan Total Dibayarkan. Tekan tombol Proses Approval untuk memproses permohonan.
Alternatif: Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator > Approval > Proses Approval.
Klik tombol Proses Approval pada email untuk diarahkan ke halaman Daftar Permohonan Approval.
Di halaman ini, Approver dapat mengubah status permohonan dengan memilih salah satu opsi berikut:
- Setujui — untuk menyetujui permohonan
- Tolak — untuk menolak permohonan
- Revisi — untuk meminta revisi
3. Finalisasi Persetujuan Approval dari Approver
Approver akan mem-finalisasi permohonan approval dengan salah satu dari tiga opsi di bawah.
3.1 Disetujui
Klik tombol Setuju pada proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda dapat memberikan catatan jika diperlukan, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval telah Disetujui beserta catatan dari Approver.
Pemohon dapat melanjutkan proses pembayaran hutang di halaman Daftar Hutang Usaha. Status approval akan berubah menjadi Disetujui. Klik Proses pada data Hutang.
Di halaman Pembayaran Hutang Usaha, klik Proses Pembayaran.
Muncul pop-up Approval: Pembayaran Hutang. Pilih Tanggal Jurnal dan klik Proses Pembayaran untuk menyelesaikan transaksi.
3.2 Tidak Disetujui
Klik tombol Tolak pada proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan penolakan, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Tidak Disetujui beserta catatan dari Approver.
Status approval dari data hutang di halaman Daftar Hutang Usaha akan berubah menjadi Ditolak. Klik Proses pada data Hutang.
Di halaman Pembayaran Hutang Usaha, klik Konfirmasi Penolakan.
Muncul pop-up Approval: Pembayaran Hutang yang menampilkan nama Approver, catatan penolakan, dan informasi pembayaran. Klik Konfirmasi untuk mengonfirmasi penolakan.
3.3 Revisi
Klik tombol Revisi pada proses Approval.
Akan muncul pop-up Finalisasi Persetujuan. Anda wajib memberikan catatan revisi, kemudian klik Proses.
Pemohon akan menerima Email bahwa Permohonan Persetujuan Approval Memerlukan Revisi beserta catatan dari Approver.
Status approval akan berubah menjadi Revisi di halaman Daftar Hutang Usaha. Klik Proses pada data Hutang.
Di halaman Pembayaran Hutang Usaha, klik Konfirmasi Revisi.
Muncul pop-up Approval: Pembayaran Hutang yang menampilkan nama Approver, catatan revisi, dan informasi pembayaran. Klik Konfirmasi untuk mengonfirmasi revisi dan melakukan perubahan data.
Pemohon dapat melakukan revisi sesuai dengan catatan dari Approver.
Klik Simpan untuk menyimpan perubahan Pembayaran Hutang.
Setelah revisi selesai, halaman Pembayaran Hutang Usaha akan ditampilkan. Untuk mengajukan approval kembali, klik tombol Ajukan Approval.
FAQ — Pertanyaan Umum Approval Hutang Pembelian & Servis
Apa perbedaan antara status Ditolak dan Revisi?
Ditolak: Approval tidak dapat dilanjutkan. Anda harus membatalkan atau membuat pengajuan baru.
Revisi: Approver meminta perubahan data sebelum dapat disetujui. Anda dapat mengedit data dan mengajukan kembali.
Apa yang terjadi jika saya memilih prioritas "Tinggi"?
Approver akan menerima email dengan subjek URGENT untuk memastikan permohonan diproses dengan segera.
Bisakah Approver menambahkan catatan saat menyetujui?
Ya, di pop-up Finalisasi Persetujuan, Approver dapat menambahkan catatan yang akan diterima pemohon melalui email.
Bagaimana jika saya ingin mengajukan approval melalui menu Administrator?
Buka menu Administrator, pilih Approval, kemudian klik Proses Approval untuk melihat semua permohonan yang menunggu.
Baca Juga
- Permohonan Approval Modul Permintaan Barang
- Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang
- Permohonan Approval Hutang Lain
- Permohonan Approval Beban
- Permohonan Approval Kas Keluar
- Permohonan Approval Penarikan Prive
Sekian tutorial Approval Modul Hutang Pembelian & Servis ERZAP ERP. Silakan hubungi PIC Anda untuk informasi lebih lanjut. Manfaatkan fitur approval ini untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol bisnis Anda!
Belum menggunakan ERZAP ERP? Daftar sekarang untuk mendapatkan akses gratis 14 hari tanpa kartu kredit.
