Fitur Approval adalah mekanisme yang digunakan dalam berbagai platform dan sistem untuk memastikan bahwa suatu tindakan atau perubahan telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Dalam konteks bisnis, fitur ini membantu dalam menjaga kontrol kualitas dan memastikan bahwa keputusan atau langkah-langkah yang diambil telah melalui proses evaluasi yang tepat sebelum diterapkan.

Fitur Approval sering kali melibatkan berbagai tahapan, seperti permohonan persetujuan, tinjauan oleh pihak terkait, dan pengambilan keputusan yang didokumentasikan dengan jelas. Dengan demikian, fitur ini memainkan peran penting dalam pengelolaan risiko, peningkatan efisiensi, dan pengembangan produk atau layanan yang lebih baik.

Melihat pentingnya hal tersebut ERZAP ERP mengembangkan fitur approval, dengan fitur ini pengguna dapat dengan mudah mengatur dan melacak proses persetujuan untuk proses transaksi dalam sistem Erzap ERP. Fitur approval Erzap ERP dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan operasional perusahaan secara signifikan, berikut adalah tutorial mengenai fitur approval.

Adapun isi dari tutorial sebagai berikut :

1. Pemberian Hak Akses Fitur Approval

Hak akses untuk fitur Approval Erzap ERP dapat diberikan melalui menu Administrator, pilih menu User, lalu klik menu Tipe User.

Klik Edit pada tipe user yang ingin diberikan hak akses.

Pilih Administrator pada Daftar Fungsi

Kemudian tandai hak akses Approval sesuai dengan akses yang ingin diberikan.

Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan. 

Baca juga Tutorial Tipe User dan Pengaturan Hak Akses 

2. Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver

Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver sangat penting dilakukan karena tiap pemohon melakukan permintaan, maka permintaan tersebut akan langsung masuk ke Email Approver tersebut, begitu juga sebaliknya ketika Approver sudah melakukan perubahan status maka Pemohon akan menerima Email perubahan status dari Approver.

Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver dapat diberikan melalui menu Administrator, pilih menu User, lalu klik Manajemen Data.

Klik Edit untuk mengubah data user.

Baca juga Tutorial Menambahkan User Erzap

Lalu lengkapi kolom Email pada data user tersebut.

Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan. 

3. Aktifasi Modul Approval

Aktifasi Modul Approval dapat diberikan melalui menu Administrator, dan klik menu General Setting.

Pada halaman General Setting, pilih menu Approval.

Lalu centang "Aktifkan Fitur Approval" untuk meng-aktifkan modul approval.

Terdapat 7 (tujuh) Modul Approval pada sistem ERZAP yaitu :

1. Permintaan Barang (PR)
2. Pemesanan Barang (PO)
3. Hutang Pembelian & Servis
4. Hutang Lain
5. Beban
6. Kas Keluar
7. Penarikan Prive

Untuk mengatur User Approval, Anda cari Nama yang dapat melakukan approval untuk modul-modul tertentu dengan ketik User yang ingin melakukan approval di masing-masing modul sesuai kebutuhan Anda.

 Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan. 

4. Permohonan Approval Tiap Modul

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, terdapat tujuh modul pada permohonan approval. Permohonan Approval Tiap Modul dapat Anda baca pada tutorial berikut ini :

1. Permohonan Approval Modul Permintaan Barang
2. Permohonan Approval Modul Pemesanan Barang
3. Permohonan Approval Hutang Pembelian & Servis
4. Permohonan Approval Hutang Lain
5. Permohonan Approval Beban
6. Permohonan Approval Kas Keluar
7. Permohonan Approval Penarikan Prive 

5. Penerimaan Approval dari User Approval

Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan dari tiap modul, maka Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval modul yang diajukan oleh pemohon.

Pada Email tersebut berisikan informasi untuk meninjau Approval dari Modul-Modul dari pemohon beserta Rincian tersebut

1. Permintaan Barang (PR) dan Pemesanan Barang (PO).
    
    
2. Hutang Pembelian & Servis , Hutang Lain
    
    
3. Beban, Kas Keluar, dan Penarikan Prive

Anda dapat menekan tombol Lihat Transaksi ataupun Proses Approval dari masing-masing Permohonan Approval dari modul-modul tersebut.

Note.
Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator, pilih menu Approval, lalu klik Proses Approval. 
 

6. Penerimaan Approval via ERZAP BI 

Berikut adalah Video Penerimaan Approval via ERZAP BI

7. Riwayat Approval

Anda dapat akses Riwayat dari masing-masing Approval melalui menu Administrator, pilih menu Approval, lalu klik Riwayat Approval.

Berikut adalah halaman Daftar Riwayat Approval, Anda dapat melihat riwayat dari data-data Approval yang diajukan dan juga status-status dari Approval tersebut. 

Gunakan kolom pencarian seperti Outlet, Approval, dan juga Jenis Approval untuk memudahkan pencarian data.

9. Notifikasi Pengajuan Approval Dikirim Melalui Whatsapp

Ikut arahan : Tutorial Aktivasi Kirim Notofikasi Approval Menggunakan Whatsapp 

10. FAQ (Frequently Asked Question)

Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan yang cukup sering ditanyakan mengenai Fitur Approval ERZAP.

Jika Anda menemukan kendala silahkan hubungi Team Support Erzap.

Question :  Apakah Modul-Modul yang sudah dilakukan pengajuan / permohonan approval dapat direvisi kembali ?

Answer : Jika Modul tersebut statusnya sudah DISETUJUI, maka modul tersebut hanya bisa DIBATALKAN. Revisi hanya bisa dijalankan apabila pengajuan approval tiap modul statusnya belum disetujui. 

Sekian Fitur Approval ERZAP ERP. Silahkan hubungi PIC Anda masing-masing untuk informasi lebih lanjut. Selamat mencoba! Gunakan fitur ini untuk memaksimalkan Efisiensi dan Efektifitas Bisnis anda!

Belum dapat bantuan Sistem yang Cerdas? Klik tombol dibawah untuk Registrasi.

Free Trial 14 Hari tanpa Kartu Kredit